Règlement intérieur

Article I: Rôle du Règlement Intérieur

Le Règlement Intérieur de L’Association complète les Statuts.

En cas de conflit entre le Règlement Intérieur et les Statuts, ces derniers font foi.

Article II : Modification du Règlement Intérieur

Le Règlement Intérieur est voté par le Conseil d’Administration conformément à l’article 15 des Statuts de l’association.

Toute modification est immédiatement portée à la connaissance de l'ensemble des membres du CNLL.

Article III: Les Membres et Partenaires – Droits et Devoirs

Adhésion

Toute nouvelle adhésion implique l'acceptation de fait de la totalité du présent Règlement Intérieur.

Les différentes catégories de membres, ainsi que leur pouvoir de vote, sont décrits dans les statuts de l’Association (article 6 des statuts du CNLL).

Les personnes morales désireuses d’adhérer à l’Association doivent faire acte de candidature en suivant la procédure d’adhésion en ligne sur le site internet de l’association www.cnll.fr.

Tous les membres sont agréés par le Conseil d’Administration. Le CA pourra notamment dans certains cas encourager les entreprises candidates à adhérer directement à un cluster membre du CNLL, plutôt que directement au CNLL.

Les statuts et le règlement intérieur sont remis à chaque nouvel adhérent.

Représentation des membres

Dès l’admission d’un nouveau membre à l’Association, celui-ci :

Devra nommer un représentant autorisé à le représenter de façon permanente à l’Assemblée Générale de l’Association.
Devra donner une liste d’interlocuteurs internes (associés, salariés) qui seront les destinataires des informations diffusées par l’Association et qui pourront participer à un ou plusieurs groupes de travail (commissions) ou à un ou plusieurs projets de l’Association.
Tout changement de personne doit être signalé à la structure opérationnelle.

Perte de la qualité de membre

Conformément à l’article 8 des Statuts du CNLL la qualité de Membre de l'Association se perd :

Réf. au point 1/ Par la démission

Il est précisé que : le courrier de démission doit être adressé en recommandé avec A/R au siège de l’Association. Il doit être rédigé sur papier à entête, signé par le représentant légal et apposé du cachet de la société ou institution membre.

Réf. au point 3/ Par la radiation

Il est précisé que : la radiation peut être prononcée par le Conseil d'Administration pour :

Non-paiement de la cotisation. Le non-paiement de celle-ci durant l’année civile d'adhésion provoque automatiquement la radiation de l'entité membre de l’association au 31 décembre de l'année en cours.
Non-participation régulière aux activités de l'Association.
Motifs graves.

Sont considérés comme graves les motifs, non-exhaustifs, suivants :

Comportement non-conforme avec l’éthique de l’Association
Non-respect des statuts et du règlement intérieur
Non-respect des règles de confidentialité.

Le Membre concerné par une telle mesure est préalablement appelé à fournir ses explications au Bureau Exécutif.

Dans tous les cas de perte de la qualité de Membre, les cotisations du membre pour l’année en cours restent dues à l’association et peut être mise en recouvrement.

Cotisation

La cotisation porte sur l'année civile et son montant annuel est fixé par le Conseil d'Administration.

Le montant de l'adhésion annuelle est fonction de la taille ou de la nature du demandeur qui doit déclarer chaque année son effectif. La grille est disponible sur le site web de l'association www.cnll.fr

Pour les nouveaux membres, l’adhésion au CNLL n’est effective qu’à réception du règlement de l’appel à cotisation. La première facture est à régler par chèque ou virement bancaire.

Le paiement de la cotisation peut se faire par prélèvement automatique, dans ce cas la cotisation est prélevée en deux fois, une fois le dernier vendredi du mois de janvier et une seconde fois le vendredi précédant l'Assemblée Générale.

Les membres non à jour de leur cotisation au jour de l'Assemblée Générale ne peuvent prétendre à exercer leur pouvoir de vote.

L’adhésion porte sur l’année civile. Les appels à cotisation sont lancés en décembre de chaque année pour l'année qui suit. Le règlement de la cotisation est dû dans le mois suivant la réception de l’appel.

Les membres s’engagent à fournir à CNLL les contacts administratifs de leur structure et à informer de tout changement (notamment effectif ou contacts) ou de toute procédure particulière qu'il conviendrait de respecter afin d’assurer le paiement des cotisations.

Le désengagement en cours d’année ne donne pas droit au remboursement de la cotisation, même partiellement.

Montant des cotisations (2018)

Clusters:

500 euros pour les plus petits (< 20 membres)
1000 euros pour les plus importants(> 21 membres)

Entreprises, en fonction des effectifs:

< 50.........… : 500 euros/an
de 50 à 99 : 1000 euros/an
de 100 à 249 : 1500 euros/an
> 250 : 3000 euros/an

Répartition des droits de vote aux Assemblées Générales

Lors des Assemblées Générales (ordinaires ou extraordinaires), les droits de vote seront pris en compte séparément par collèges (Clusters et Entreprises). Une règle de calcul sera appliquée tenant compte d’une pondération des droits de vote des 2 collèges de 70% pour les Clusters et de 30% pour les Entreprises.

Les responsables de commission, groupe de travail ou chef de projet

Les responsables de commission, groupe de travail ou chef de projet sont tous des bénévoles représentant un membre du CNLL.

En tant que tels, ils ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour le temps passé à animer leur commission, groupe de travail ou projet.

Leur mission consiste à animer, suivant une thématique qui aura été approuvée en Conseil d'Administration, un groupe de personnes, membres ou non du CNLL, dans le but de dynamiser l'écosystème et d'assurer le développement de l'association. Ils rendront compte régulièrement au Conseil d'Administration de l'avancement de leurs travaux.

Ils sont libres de déterminer librement la fréquence des réunions nécessaires pour mener à bien leurs actions en accord avec la structure opérationnelle et dans le cadre du planning global de l'association.

Les responsables de commission, groupe de travail ou chef de projet bénéficient du support administratif et logistique de la structure opérationnelle. Les salariés de la structure opérationnelle les aident dans leur mission d'animation. La structure opérationnelle est en charge de tous les aspects de communication opérationnelle des différentes actions menées par les bénévoles au sein des commissions, groupes de travail ou projets.

Les responsables de commission, groupe de travail ou chef de projet doivent fournir, dans les temps impartis, le contenu attendu par la structure opérationnelle pour préparer les réunions, les dossiers de demande de subvention, les rapports d'activité… et monter avec elle le budget préparatoire et le programme prévisionnel d'une année sur l'autre. Chaque début d'année, la structure opérationnelle précisera à chaque responsable de commission, groupe de travail et chef de projet les dates prévisionnelles à respecter pour le bon fonctionnement général de l'Association.

Le Bureau ou le Conseil d’Administration se réserve le droit de modifier le budget d’une commission, groupe de travail ou projet en cas d’impératif de fonctionnement de l’association.

Le Conseil d’Administration est le seul apte à décider de la création ou de la suppression d’une commission, groupe de travail ou projet conformément à la stratégie de l’association

Communication

Tout adhérent se doit de faire la promotion du CNLL dans sa communication. Ainsi, il doit promouvoir les actions de l'association au sein de sa propre structure en diffusant l'information en interne.

La communication externe à l'Association, dans un souci de cohérence des messages, doit être validée, en fonction de la nature du message, par le Président, qui en réfère le cas échéant au Bureau ou au Conseil d’Administration.

Déontologie

Tout clientélisme ostentatoire au sein des réunions organisées par le CNLL est proscrit.

Toute relation commerciale entre le CNLL et un de ses membres devra être approuvée par le CA.

Article IV: Administration

L’Association est administrée par son Conseil d’administration, qui délègue une partie de ses responsabilités à son Bureau Exécutif (BE).

Invitation aux réunions

Les membres du CA suppléants peuvent participer aux réunions, sous réserve qu’ils ne participent pas aux votes lorsque leur titulaire est également présent.

Les membres d’honneur sont invités permanents au CA sans droit de vote. Additionnellement, des observateurs permanents, ou des invités pour travailler sur des sujets spécifiques, peuvent également être invités par le CA, sans disposer de droit de vote.

Le BE est composé du Président, des Vice-Présidents, du Trésorier, du Secrétaire.

Présence aux séances

Les membres du CA et du BE se doivent d’assister de façon régulière aux réunions.

Une présence est demandée à hauteur de 50% du planning des réunions. Si cette présence ne peut être assurée par la personne en charge, cette dernière a la possibilité de se faire représenter par une autre personne de son entité ou par un autre membre du CA.

Les membres du BE et du CA n’ayant pas atteint les 50% de présence ou de représentation aux différentes réunions de l’année civile devront laisser leur place à une autre personne.

Article V: Fonctionnement

Le fonctionnement de l’Association est assuré par son Secrétariat Permanent qui en constitue sa structure opérationnelle.

Missions

Les principales missions de la Structure opérationnelle du CNLL se déclinent sur trois axes principaux:

Assurer le bon fonctionnement au quotidien de l’association sur tous les aspects administratifs, juridiques et comptables.
Apporter tout support nécessaire aux activités des commissions, projets ou initiatives et plus généralement à l’animation de l’association.
Assurer la communication institutionnelle de l'Association et de toutes les actions menées par les commissions projets, groupes de travail… sous le contrôle du BE.

Détail des tâches :

Gestion et Administration:
- Suivi opérationnel quotidien des tâches administratives et financières
- Participation aux montages et aux suivis des budgets de l'association
- Support aux commissions et projets de l'association
- Implication dans le suivi, le montage et l’évaluation des nouveaux dossiers de l'association
- Présence aux réunions du Conseil d’Administration
- S’assurer de la bonne tenue des registres et documents administratifs
- Rechercher des financements et notamment prospecter des nouveaux membres
- …
Animation de l’association:
- Favoriser l'émergence de nouvelles initiatives
- Mettre à jour des moyens de communication du CNLL
- Assurer une visibilité des métiers/activités/compétences des membres
- Contribuer autant que de besoin aux actions de prospection pour susciter l’adhésion de nouveaux membres
- Support aux commissions et projets de l'association
- Organiser les événements en lien avec les Responsables de Commission et Projets
- …

Constitution et organisation

Le personnel du SP est constitués de personnes.

Article V : Appels d'offres

Toute dépense dont le montant est supérieur à 5K€ doit faire l'objet d'un appel d'offres.

Une commission des appels d'offre est alors constituée afin d'étudier les réponses reçues.

Elle est composée a minima du :

trésorier ou du trésorier adjoint
du responsable de commission ou groupe de travail ou projet pour lequel l'appel d'offre est lancé
un membre du CA n'ayant aucun lien avec la dépense en question.

Le cahier des charges comprenant la procédure relative à la réponse attendue est rédigé par la structure opérationnelle avec l'aide du responsable concerné par la dépense.

Les membres du BE et du CA sont les garants de l'éthique des relations commerciales entre le CNLL et ses membres :

Le BE pour les dépenses courantes.
Le CA pour les dépenses supérieures à 5K€.

Article VI : Délégation de pouvoir et signature

Le Président peut déléguer / retirer ses pouvoirs et signature dans le cadre de lettres de délégation remises aux divers intéressés et annexées au présent Règlement.